การเขียนอ้างถึงชื่อส่วนราชการเจ้าของหนังสือ กรณีหนังสือจังหวัด หนังสืออำเภอ หนังสือเทศบาล และหนังสือกรุงเทพมหานคร

การเขียนหนังสือราชการให้ถูกต้องตามหลักสารบรรณ ไม่ได้เป็นเพียงเรื่องของรูปแบบเท่านั้น แต่ยังสะท้อนถึงความเข้าใจโครงสร้างทางปกครองและลำดับชั้นของหน่วยงานรัฐอย่างถูกต้อง หนึ่งในประเด็นที่มักสร้างความสับสนแก่ผู้ปฏิบัติงานคือ การเขียนช่อง “อ้างถึง” โดยเฉพาะกรณีที่หนังสือออกโดยหน่วยงานระดับจังหวัด อำเภอ เทศบาล หรือกรุงเทพมหานคร

หลักการสำคัญที่ต้องเข้าใจคือ
การอ้างถึงชื่อส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ไม่จำเป็นต้องใส่ชื่อสถานที่ราชการ เช่น ศาลากลางจังหวัด ที่ว่าการอำเภอ หรือสำนักงานเทศบาล เนื่องจากสถานที่ดังกล่าวเป็นเพียงที่ตั้งทางกายภาพ มิใช่ชื่อหน่วยงานเจ้าของอำนาจทางปกครองที่ออกหนังสือ

๑. กรณีหนังสือจังหวัด

เมื่ออ้างถึงหนังสือที่ออกโดยจังหวัด ให้ใช้ ชื่อจังหวัดโดยตรง โดยไม่ต้องเติมคำว่า ศาลากลางจังหวัด ลงไป

ตัวอย่างการเขียนที่ถูกต้อง

อ้างถึง หนังสือจังหวัดพิษณุโลก ที่ พล ๐๐๐๐/๒๕๖๖ ลงวันที่ …

การเขียนลักษณะนี้สะท้อนว่าหน่วยงานเจ้าของหนังสือคือ “จังหวัด” ในฐานะนิติบุคคลทางปกครอง ไม่ใช่สถานที่ตั้งของหน่วยงาน

๒. กรณีหนังสืออำเภอ

ในทำนองเดียวกัน หนังสือที่ออกโดยอำเภอ ให้ใช้ ชื่ออำเภอ โดยไม่ใส่คำว่า ที่ว่าการอำเภอ

ตัวอย่างการเขียนที่ถูกต้อง

อ้างถึง หนังสืออำเภอแกลง ที่ รย ๐๐๒๓.๕/๒๕๖๖ ลงวันที่ …

อำเภอเป็นหน่วยงานทางปกครองที่มีอำนาจหน้าที่ตามกฎหมาย การอ้างถึงจึงควรยึดชื่อหน่วยงาน ไม่ใช่สถานที่ทำการ

๓. กรณีหนังสือเทศบาล

สำหรับหนังสือที่ออกโดยเทศบาล ไม่ว่าจะเป็นเทศบาลนคร เทศบาลเมือง หรือเทศบาลตำบล ให้ระบุ ชื่อเทศบาล โดยตรง โดยไม่ต้องใส่คำว่า สำนักงานเทศบาล

ตัวอย่างการเขียนที่ถูกต้อง

อ้างถึง หนังสือเทศบาลนครพิษณุโลก ที่ พล ๕๒๐๐๕/๒๕๖๖ ลงวันที่ …

การระบุชื่อเทศบาลเช่นนี้ แสดงถึงความถูกต้องตามโครงสร้างองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น

๔. กรณีหนังสือกรุงเทพมหานคร

หนังสือที่ออกโดยกรุงเทพมหานคร ให้ใช้ ชื่อกรุงเทพมหานคร โดยไม่ใส่คำว่า ศาลาว่าการกรุงเทพมหานคร

ตัวอย่างการเขียนที่ถูกต้อง

อ้างถึง หนังสือกรุงเทพมหานคร ที่ กท ๐๕๐๐/๒๕๖๖ ลงวันที่ …

กรุงเทพมหานครมีฐานะเป็นองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นรูปแบบพิเศษ การอ้างถึงจึงต้องใช้ชื่อหน่วยงานโดยตรง

สรุปหลักการสำคัญ

การเขียนอ้างถึงหนังสือราชการในกรณีดังกล่าว มีหลักเดียวกันคือ

อ้างถึงชื่อหน่วยงานเจ้าของหนังสือ
ไม่อ้างถึงชื่อสถานที่ราชการ

การยึดหลักนี้ช่วยให้หนังสือราชการมีความถูกต้อง เป็นมาตรฐาน และสอดคล้องกับหลักสารบรรณของทางราชการ ลดความสับสน และเพิ่มความน่าเชื่อถือของเอกสารในทางปฏิบัติ